摘要: 关注建筑施工企业内部控制的重点- 材料,对其在采购,使用,保管等流程中的管理控制做一简单的介绍,针对其薄弱环节和管理发展的新特点,提出一些改进的意见,希望对有关的管理人员能有所启发。
关键词:材料;内部控制;信息系统,风险管理
材料是建筑施工企业在基本建设中进行建筑安装工程施工的劳动对象,是基本建设过程中不可缺少的物质要素。在施工企业的工程成本中,材料费约占70 %～80 %。因此,控制材料费是工程成本控制的重点,也是施工企业内部控制的重点。内部控制制度是现代企业加强经济管理,提高经营效率,保护资产安全与完整,实现经营方针和目标的有效工具和手段。它包括组织计划控制,授权批准控制,文件记录控制,实物保护控制,职工素质控制等多种方式。建筑施工企业对于材料的控制管理主要适用实物控制的方式,但它与其他的方式也有较密切的联系,值得深入探讨。
1 对于材料的管理控制
1. 1 材料的采购问题
应注意材料采购供应计划编制的合理与合法,将其与批准的设计文件所列材料清单进行核对,重点审查采购计划是否与年度投资计划相一致。同时,应保证订货合同的合理性,使其与批准的基建计划,设计文件以及设备采购计划相符,发现多购、少购、重购、漏购情况,应予以纠正。购入材料所发生的费用及成本也应予以关注。采购成本一般由买价、运杂费和采购保管费三部分构成。在保证材料质量的前提下,坚持以低价购入,降低费用。分期分批采购,防止超储积压,降低存储成本。材料的验收入库也是一个重要的环节,建设单位应及时验收到货的材料,当出现质量低劣,不合规格等问题时,建设单位应及时联系退货或索赔等事宜。对于价值高、批量大的采购,可以考虑采用投标招标的竞争机制,以期获得合理的价格和及时质优的供货服务。
1. 2施工过程中的材料管理
首先,材料的使用计划应当明确,应对所需材料规格、品种、数量、成色科学量化,不可只凭经验估算。其次,在材料的使用过程中,应强化科学的管理制度。严把收发关,集中统一管理。有的单位实行项目施工后,项目经理因一时急需而自行采购,一旦使用完毕后容易造成积压和浪费。因此,企业应统一调度材料,以供使用,并测算出最佳库存量并实行限额领料,同时可以考虑建立责任成本制,制定降低消耗的考核标准,严格定额标准,促进责任目标的实现。
1. 3关于材料的盘点
企业应健全盘点制度,定期或不定期地清查材料,重点是成型钢筋、商品混凝土、周转材料,塑钢材料、砂石料,查明账物不符的数量及原因,保证账物相符,编制"材料盘点报告表",核对定额及库存材料明细账,研究盘盈或盘亏的情况,分析原因,作出适当的处理并报请上级主管部门审批。对于出现的错误应立即指出,违法行为应查明并追究有关人员的责任。工程竣工和年度终了时,盘点使用的材料,对剩余的材料及时办理转移或退库手续,充分利用剩余材料,减少浪费。
2 关于材料管理的几点建议
2. 1建立动态的管理体系
企业及时准确地记录施工中材料的耗用情况,及时反映材料的需求给采购部门,以保证工程的顺利进行。材料员每月可测算出下个月某种材料的使用量,报送材料总库(站) 。材料总库(站) 在各施工项目之间进行调剂,并可与计划部门协调,调整生产进度,避开某种材料的使用高峰,加速周转,以维持正常的库存,减少库存量,节约成本。
2. 2 建立完善管理信息系统
借助于电子计算机,将材料库存量,耗用量等数据输入电脑,掌握合理的损耗和占用时间,制定出合理的采购计划,及时补充库存。可以借鉴制造业中采用的ERP 即企业资源计划。它是以工业工程的计划与控制为主线的,体现物流和资金流信息集成的管理信息系统。企业可建立库存帐面材料余额和可供使用材料数量余额间差异的数据库,以生成可利用资源库,为生成资源供应计划提供准确的信息。
2. 3树立风险管理的意识
建筑施工企业在材料管理的过程中,可能会遇到各种各样的风险。诸如因自然灾害而造成的损失,突然失去重要的供应商,材料价格的大幅度波动,材料被盗或丢失等。因此应重视风险管理,即通过识别风险,分析风险,衡量风险,并在此基础上有效控制风险,用经济合理的方法来综合处置风险,实现最大的安全保障。采用的方法可以是展开市场调查,充分掌握材料供应商的基本情况,包括现有的和可开展合作的潜在供应商;建立备用数据库,防止资料丢失或被破坏而造成的混乱;加强保管制度,选择安全可靠的存放地点以及其他风险防范措施。
2. 4 重视对材料收发保管人员的管理和培训
应使材料保管人员掌握各种实用技能,例如熟练操作电脑及相关软件,增强职业判断能力,使其真正成为材料的管理者而不是简单的收发员。提高员工的职业道德素质,杜绝违法乱纪现象的发生。
参考文献
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