接待客人策划方案怎么写及范本【优秀范文】

下面是小编为大家整理的接待客人策划方案怎么写及范本【优秀范文】,供大家参考。

接待客人策划方案

一、方案概述

接待客人是体现一个组织的形象和服务水平的重要环节。一个有效的接待客人策划方案能够提供专业、高效和个性化的服务，让客人感受到真诚和独特的待遇。本方案以提升客户满意度和忠诚度为目标，通过全面规划和精细执行，为客人带来愉快的接待体验。

二、接待前准备

1. 了解客人信息：在接待客人之前，工作人员应该事先了解客人的基本信息，包括姓名、从事行业、喜好等，以便在接待过程中更好地满足客人需求。

2. 确定接待目标：根据客人的需求和要求，明确接待的目标和重点。例如，如果客人是来参观考察的，我们需要为其安排详细的行程和专业导览，如果客人来商务洽谈，我们需要安排专业的商务接待人员和场地。

3. 完善接待设施和环境：确保接待区域的设施完备并且环境整洁，包括舒适的座椅、高速网络、咖啡饮品等，以提供舒适的休息环境。

三、接待过程

1. 专业化接待：确保接待人员具备良好的专业素质和服务意识，熟悉相关业务知识和礼仪，能够给客人提供准确、专业和细致的服务。

2. 个性化关怀：根据客人的喜好和需求，提供个性化的接待服务。例如，如果客人对某个特定领域很感兴趣，我们可以安排专门的专家与其交流，提供一对一的咨询和指导。

3. 安排合适的活动：在接待期间，根据客人的喜好和需求，组织一些活动来增加互动和交流的机会。例如，举办专题讲座、工作坊或者文化体验活动等，让客人在轻松愉快的氛围中与其他客人和员工互相交流。

4. 反馈和改进：在接待过程中及时收集客人的反馈和意见，不断改进和提升接待服务质量。可以通过客户满意度调查表、面谈等方式了解客人的满意程度和改进意见，及时做出调整和改进。

四、接待后跟进

1. 感谢客人：在客人离开之后，及时向客人表达谢意，并送上一份小礼物或感谢信，以表达对其选择和信任的感激之情。

2. 维护客户关系：保持与客户的良好沟通和联系，定期关注客户的最新动态并提供及时的服务支持。可以通过电话、邮件或者定期拜访的方式与客户保持联系，了解客户需求和问题，及时进行解决和反馈。

3. 客户回访和邀约：定期进行客户回访，了解客户对接待过程的评价和建议，并邀请客户再次到访提供更好的服务。

通过以上的接待客人策划方案，我们可以确保客人在接待过程中得到专业、个性化和高品质的服务体验，提升客户满意度和忠诚度，同时也能够为组织树立良好的形象和口碑。

所谓接待策划，指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排。制定好尽可能完善的接待计划，便可以使接待工作在具体操作时按部就班，有备无患。一般认为，正规的接待计划均应包括下述八个方面的内容。

　　1、接待方针。

在此是指接待工作的指导思想与总体要求。从总体上讲，要提倡互相尊重、平等相待、礼待宾客、主随客便等。从具体上讲，在接待身份不同的来宾时，其着重点又应各有侧重。例如，接待应强调安全保卫；
接待少数客人，应强调尊重其特有的风俗习惯；
接待界人士，则应强调遵守党的政策。

　　2、接待日程。

即接待来宾的具体日期安排。其基本内容应包括迎送、会见、谈判、参观、游览、宴请等。在一般情况下，接待日程的具体安排应完整周全，疏密有致。它的制定，通常应由接待方负责，但亦须宾主双方先期有所沟通，并对来宾一方的要求充分予以考虑。接待日程一旦最后确定，即应向来宾立即进行通报。

　　3、接待规格。

指的是接待工作的具体标准。它不仅事关接待工作的档次，而且被视为与重视来宾的程度道接相关。接待规格的基本内容有三：一是接待规模的大小，二是接待方主要人员身份的高低，三是接待费用支出的多少。

在具体运作上，接待规格的确定有五种方法可循。第一，可参照国家的明文规定。第二，可执行自己的常规做法。第三，可采取目前通行的方式。第四，可比照对等的.常规做法。第五，可学习他方成功的先例。

　　4、接待人员。

要真正做好接待工作，首先有赖于接待人员表现出色。凡重要的接待工作皆应精选专负其责的接待人员。工作负责者、年轻力壮者、相貌端正者、善于交际者、具有经验者、通晓接待对象语言或习俗者、与接待对象或信仰相同者，以及与接待对象相熟者，都是选择接待人员时应予优先考虑的。

选定接待人员后，一般还有两件事情要做。其一，是要进行明确的分工。其二，是要在必要时对其集中进行培训。

　　5、接待费用。

从总体上讲，接待工作的方方面面均受制于接待费用的多少。在接待工作的具体开销上，务必要勤俭持家，严格遵守上级有关部门的规定。要坚决压缩一切不必要的接待开支，提倡少花钱，多办事。某些需要接待对象负担费用的接待项目，或需要宾主双方共同负担费用的接待项目，接待方必须先期告知接待对象，或与对方进行协商，切勿单方面作主。

　　6、饮食住宿。

制定接待计划时，对来宾的饮食住宿问题万万不可等闲视之。在这些具体细节问题上稍有闪失，便会直接败坏来宾的情绪，致使整个接待工作前功尽弃。具体安排来宾食宿时，大致应注意三点：一是遵守有关规定，二是尊重来宾习俗，三是尽量满足来宾需求。

　　7、交通工具。

出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，接待方亦须予以必要的协助。需要接待方为来宾联络交通工具时，应尽力而为；
需要接待方为来宾提供交通工具时，应努力满足；
而当来宾自备交通工具时，则应提供一切所能提供的便利。

8、安保宣传。

接待重要来宾时，安全保卫与宣传报导两项具体工作通常也应列人计划之内。

就安全保卫工作而言，一定要“谨小慎微”。不但需要制定预案，思想上高度重视，而且还需要注重细节，从严要求。就宣传报导而言，则应注意统一口怪，掌握分寸，并报经上级有关部门批准。有关的图文报导资料，一般应向接待对象提供，并应自己存档备案。

　　一、接待计划的主要内容

(一)学习目标

熟悉接待计划的主要内容。

(二)拟定接待计划

接待来访者，特别是接待来访团体的第一项工作，就是要拟定出切实可行的接待计划。接待计划的主要内容包括：

1.接待方针，即接待的指导思想。

2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待，即陪同人员与客人职务、级别大体一样，大部分接待都是对等接待。第二种是高规格接待，即陪同人员比客人职务要高，适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待，即陪同人员比客人职务要低，主要适用在基层。

3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。

4.接待形式。

5.接待经费开支。

(三)相应知识

我国是一个多的国家，在制定接待计划和接待工作时，一定要尊重少数的礼仪、习俗。下面简单介绍部分少数礼仪、习俗情况，供接待少数来访者时参考。

　　二、熟悉接待工作具体事项

(一)学习目标

熟悉接待工作的具体事项，更好地制定接待计划。

(二)熟悉接待工作具体事项

1.首先要了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。

2.填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。

3.根据来宾的身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿。

4.根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车。

5.在国家规定标准的范围内，尽可能周到地安排好来宾的饮食。

6.根据来宾的工作内容，分别做好以下安排。

宾要进行参观学习，则应根据对方的要求，事先安排好参观点，并通知有关部门或单位准备汇报材料，组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。

7.根据对方的工作内容，事先拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员不要外出，并作好准备。

8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。

9.来宾到达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。

10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导同志看望来宾，事先安排好地点及陪同人员。

11.根据领导指示或来宾要求，作好游览风景区和名胜古迹的安排。

12.在条件许可的情况下，为来宾安排一些必要的文化娱乐活动，如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。

13.根据来宾要求，安排好体育活动，通知体育场馆作好场地、器材等准备，并安排陪同人员。

14.来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道，负责介绍情况，安排采访对象谈话，并受领导委托对稿件进行把关。

15.事先征询来宾意见，预订、预购返程车船或飞机票。

16.来宾离去时，安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。

(三)相应知识

为制定好接待计划，必须熟悉接待工作的具体事项，同时也要熟悉接待来访者的见面礼节。

1.见面礼节

(1)致意

致意是用语言或行为向别人问好，表示自己的"慰问。致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪。例如：见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意。

打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面，或一次活动中初遇，应问好，对方主动问好时，一定要相应回答。

打招呼是构成人际关系的重要内容。一双坦诚的眼睛，一副面带微笑的面容，声音热情地向人打招呼，是一个成功的秘书人员应具备的素质。

(2)握手

握手是表示友好的举止，是一种非常普遍的礼貌行为。当两个陌生人被人介绍相识时需要握手，朋友见面时需要握手，告别时也需要握手。它还是一种表示祝贺、感谢、慰问相互鼓励的善意行为。

通常双方相见时，主人，年长者，职高者，女士应先伸手;客人，年轻者，身份低者，男士可先问候，待对方伸手后立即随应再握手。

行握手礼时，距离受礼者约一步，上身稍前倾，两足立正，伸出右手，四指并齐，拇指张开向受礼者伸出，在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握，一般3-4秒，礼毕即松开。如初次见面，握手时间不宜过长;如老朋友意外相见，握手时间可适当加长，以表示不期而遇的喜悦。男士与女士握手，时间应较短。

一个人与多人握手时应遵守先高后低，先长后幼，先主后宾，先女后男的原则。多人同时握手时不要交叉，待别人握完后再伸手，也不可同时伸出双手与两人握手。

2.引见介绍

(1)自我介绍

自我介绍是在没有中介人的情况下，树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段。

通常本人要镇定，充满信心，亲切自然，友善可掬，先向对方点头致意，得到回应后，向对方介绍自己的姓名、身份、单位，并可随之递上名片。自我介绍要根据交往目的、对象来决定介绍内容的繁简。

(2)介绍他人

为他人介绍时，介绍顺序为先把年龄轻的介绍给年长的;先把职位低的介绍给职位高的;先把宾客介绍给主人;先把男士介绍给女士。在双方的地位和年龄差不多时，应该先把与自己关系密切的人引见给另一方。如果把一个人介绍给众多人时，首先应该向大家介绍这个人，再把众人逐个介绍给这个人。集体介绍可以按照座位次序或职务次序一一介绍。

3.递接名片

(1)递送名片

名片的递送，要讲究礼仪。通常是在自我介绍后或被别人介绍后出示的。

递送名片时应起立，上身向对方前倾以敬礼状，表示尊敬。并用双手的拇指和食指轻轻地握住名片的前端，而为了使对方容易看，名片的正面要朝向对方，递时可以同时报上自己的姓名。

(2)接收名片

对待名片应像对其主人一样尊重和爱惜。若接名片，要用双手由名片的下方恭敬接过收到胸前，并认真拜读，此时，眼睛注视着名片，认真看对方的身份、姓名，也可轻轻读名片上的内容。接过的名片忌随手乱放或不加确认就收入包中，这是很失礼的。

(四)注意事项

礼节的一般关系。表面看来礼节只是待人接物的一种形式，但礼节的方方面面要求中都渗透着一定的人文道德观念。如：

1.讲究态度。尊重他人态度。

2.弄清关系。不同关系，就有不同的礼仪规范。

3.把握分寸。礼节之美就体现在分寸上。

4.送礼贵在适宜。对回报别人好意，是没有特别时间限制的。

　　一、迎接

迎接工作的一般步骤是：(开始)准备→欢迎→安排生活(结束)

1.准备

(1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。

(2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

(3)通知宾馆、车辆等部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

(4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

(5)做好其他准备工作。

2.迎宾

(1)准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重，不让客人久候或自寻目的地。

(2)出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹，为便于识别，高举接站牌、横幅、小旗等迎接，使客人能从远处看到，主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况，不要接错人，既保证接站顺利，又增加客人的自尊、自豪感，增进双方感情。

(3)热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎;自我介绍或递名片(可由身份者将迎接人员介绍给来宾，接着介绍来宾，先介绍身份地位高的人);主动与客人寒暄，征得同意后帮客人提皮箱、行李，引领至车上。

(4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李，组织装运行李。

3.安排生活

(1)将客送至住地，先让其洗浴更衣，以解旅途疲劳，再安排客人就餐。

(2)及时向客人提供《接待手册》，并征求客人对日程安排的.意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求，应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)。问客有无私人活动(探亲访友、购物)需帮助安排。

(3)分手时礼貌道别，并交待下次会面地点、时间、联系方法。

　　二、送客

送客是公务接待工作最后一环，可适当馈赠礼品，提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是：(开始)准备→欢送(结束)。

1.准备

(1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间。

(2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

(3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。

(4)组织装运行李，检查客人是否有遗漏物品。

2.欢送

(1)为表隆重，参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。

(2)送客人至机场(车站、码头)。

(3)挥手告别并配以关切牵挂的道别语，待飞机起飞(车船开动)后再离开。

　　三、注意事项

1.严格照接待方案安排和组织迎送。

2.准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具，及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化，应及时通知。

3.接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人，以示欢迎与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开。

4.根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人，应事先准备好接站牌。

5.客人抵达住地后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

6.在迎送过程中，应热情周到，服务规范，善始善终，文明礼貌。

7.对需要购买回程飞机、车、船票的客人，要事先了解离开的日期，乘坐何种交通工具，收齐预付款，交票务人员办理。票办妥后，要提前通知客人。

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