（河北省隆化县卫生和计划生育局 068150）
摘 要：本文从卫生和计划生育局档案管理现状谈起，从现实中发现的问题出发，通过笔者查阅相关文献，与相关工作人员积极探讨，针对卫生和计划生育局档案的特点，建立了具有卫生和计划生育局特色的档案管理制度，为日常相关人员对档案的管理和查阅提供了良好的渠道。
关键词：档案；档案建设；档案查阅
一、卫生和计划生育局档案分类管理方法
经长时间对本局档案的管理和调研，笔者研制出一套合理的、有效的档案管理方案，根据不同的档案类别做出了不同的应对方法，具体实行方案如下。
（一）人事档案
人事档案是以为本局工作的人事代理的工作人员（本科以上学历）、专业技术工作人员、管理层人员以及流动工作人员为对象进行建立的。在档案建立过程中，要求工作人员要认真负责，经过多次校对确认无误之后，才可进行签收收档。签收过程中需要对档案袋进行三方面的查验，分别是档案袋是否完整，档案袋封口是否完好，档案袋材料是否齐全。人事档案袋信息需要及时登记，避免信息遗漏。在保管人事档案过程中要做到防火、防潮、防虫、防盗，即四防有关个人的工资、职称、相关考核资料，注意档案的收集整理。建立电子档案检索目录，并注意系统的即时更新，方便快速查阅。凭借录用单位调档证明及通知即可调出本人人事档案。调度过程中需密封转调，同时更新电子目录。
（二）文书档案
我局在工作过程中会产生和应用众多文书，通过相关人员的整理挑拣出已经结案、具有借鉴价值的文件、公函、内部照片、内部资料和会议记录等，进行整理归档。理清之间的历史联系，反映了各部门的职责所在和工作内容，便于保存和使用。立卷的关键要以本局形成的书面文件为依据，公文立卷一般要遵循机关工作的原则，确保公文及相关材料收集完整，并根据文件的作者、内容、形成时间等特征进行卷宗的分类整理，编制好页码，填好目录，备注，装订成册。案卷标题需准确反映作者、内容及文件种类，并要求确定报告年限。档案统一编号后，为方便查阅还应编制案卷目录和全引目录。局内各部门须对本年档案进行整理立卷并于次年3月初交至档案部门，由相关人员整理归档。
二、建立健全档案保密机制
1.改善檔案存放的硬件设施（档案柜、保险箱等），特殊情况需要节约档案必需履行相关程序，尚未归档的案卷，需有专人保管，责任到人。
2.尚未开放的档案，要严格遵循保密守则中的相关规定，做好****，严守档案机密。
3.对于注有“密”级等本单位无权保存的资料，应及时清退。连同不属于立卷范围的资料，整理后由档案室上交档案馆，集中处理。
三、规范档案查阅制度
1、因公需要查阅本局档案的，相关科室工作人员应该予以配合。本局卫生系统内部部门需要查阅本科室（部门）立卷上交的材料，可直接去档案室查阅，如本科室以外的档案资料，需向主管局长请示，签字批准后方可查阅，档案室做好查阅的相关记录。
2.档案查阅一般在档案室内查阅，特殊情况需带走查阅的，需按规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。
3.外单位查阅本局档案，需上级开介绍信，注明查阅档案的内容，查阅目的。经我局分管局长批准后可以查阅，档案一般不外借，不复印。
4.查阅人员要爱护档案资料，必要时佩戴手套查阅，严禁对档案进行折叠、涂抹、裁剪。无关人员不准借阅档案，不准转接，对违反规定的单位及个人，应按照相关规定严肃处理。
5.档案查阅的内容应控制在限定的范围之内，如需摘抄，则应保证全面完整，进行精确的核对校正，否则无效。
四、档案管理的重要作用
1987年公布的《中华人民共和国档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷的档案材料，
必须按规定定期向本单位档案结构和档案工作人员移交、集中管理，任何人不得拒为己用”.这表明二十多年前国家就已经立法对档案工作的保存提出要求。
1.准确反映本单位的成长历程
单位的档案记载着本单位的历史沿革，记录着自单位创建以来的一系列大事件，如所做的重大贡献，先进人物，历任领导，包括所犯的错误等等。对本单位及本行业的科学管理和发展提供参考依据。
2.决策制订的参谋和帮手
本单位做决策、出方案，往往都要查找历史数据，我们可以利用这一历史资料进行研究分析，制定长期发展计划，在今后工作中要继承前人的光辉传统，摒弃不良的工作方式，扬长避短，使本地区整个医疗卫生系统能够更好的健康有序的发展。
3.单位对外宣传的第一手资料
卫生和计划生育局档案记录本地区部分公立医院在专业水平和业务范围内的重大事件，医院进行宣传时只需在档案室调取资料就行了。档案的内容真实可信，能有效的还原历史，可以帮助医院在患者心中建立起真实、可信的良好形象。
4.员工成长的断代史
如果员工入职时只有一张表，离职时还是一张表，更有甚者职工离职时连一张表也消失的无影无踪，这就不好了。人事部门对已经离退休的干部职工的档案要定期的检查更新。离职的员工并非和单位完全脱离关系。如果离职员工将来在某个领域做出重大贡献，成为社会名人，那他在原单位的履历就会成为珍贵的历史资料。所以人事部门要加强对档案的管理，不断补充、更新员工的相关信息，准确及时记录下职工的成长经历。
五、结语
档案管理的最终目的是为了让单位更好的发展，只有合理的对档案资源进行管理，才能在此基础上对档案资源进行充分的利用，才能更好的服务本地区卫生事业的发展。
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